Monet sähköpostiviestit lähtevät väärälle jalalle.Joe The Goat Farmer / Flickr

Monet ihmiset, joita en tunne, aloittavat sähköpostit tervehdyksillä. Toivon, että voit hyvin. Tavallinen vastaukseni: Joo… en tunne sinua ja olen tarpeeksi hyvä poistaakseni sähköpostisi lukematta enempää.

Ja kun otetaan huomioon epävirallisen tutkimuksen tulokset, monet ihmiset ajattelevat samoin.

Catharine Hamm, matkatoimittaja Los Angeles Times , joka saa lukemattomia puheenvuoroja mahdollisilta avustajilta ja PR-agentteilta, pelkää myös Toivon, että olet hyvin sähköposteja. Jumalan armosta voin hyvin, mutta entä jos en olisi? hän kysyi. Olen varma, että olisin aivan yhtä vihainen… Sanon näille ihmisille tämän: suhteen rakentaminen tarkoittaa sitä, että autan minua tekemään työni, ei kysy minulta, kuinka voin. Se tarkoittaa, että ymmärrän markkinoitani, en yritä ymmärtää psyykeeni. Se tarkoittaa journalististen tarpeideni tunnistamista ja käsittelemistä, ei henkilökohtaisen keskukseni auttamista.

Barbara Teszler, Teszler PR:n toimitusjohtaja Santa Monicassa, Kaliforniassa, sanooaloitusviestillä Toivon, että tämä sähköposti löytää sinut terveeksi, on heti paikalla kylmän puhelun kanssa, joka alkaa. Älä katkaise puhelua tai lähetä kirjekuoreen punaisella merkittyjä tärkeitä tietoja (tärkeä tieto on, että olet ennakkohyväksytty hyvitykseen kortti yrityksen kanssa, josta et voisi vähempää välittää). Ihmiset valitsevat 'toivottavasti voit hyvin' luodakseen henkilökohtaisen yhteyden – se saa kuulostaa siltä, ​​että olet jo tavannut tämän henkilön, ja henkilökohtaisesti tapaamasi henkilön huomiotta jättäminen tai hylkääminen on töykeämpää kuin vieraan ihmisen huomioimatta jättäminen. En ole koskaan tavannut, joten sähköpostisi luetaan teoriassa todennäköisemmin tällä tavalla – mutta minusta se vaikuttaa kekseliäältä ja epärehelliseltä.

Manhattan Collegen viestinnän apulaisprofessori Mike Plugh uskoo, että näillä tervehdyksillä on enemmän tekemistä vastaanottajan kuin lähettäjän tulkinnasta. Jos joku kirjoittaa: 'Toivottavasti sinulla oli hyvä viikko' tai 'Toivon, että tämä löytää sinut hyvin', on mahdollista, että sinulla oli kauhea viikko tai et ole kaukana 'hyvästä', mutta tunnustamme molemminpuolisen ihmiskunta on todellinen viesti, ei konkreettisia toiveita, Plugh sanoo. Syy, miksi nämä ystävälliset vieraanvaraisuudet saattavat tuntua epärehellisiltä, ​​johtuu siitä, että ne tuijottavat meitä valkoiselta näytöltä, joka on luonnostaan ​​persoonaton.

Sähköpostipalvelin näyttää varoituksia roskapostista tai ei-toivotuista sähköposteista.Kuva: Ian Waldie/Getty Images

McClain Watsonin, UT Dallasin Naveen Jindal School of Managementin yritysviestintäohjelmien johtajan mukaan ihmisten on kevennettävä. Jos sähköpostiviestissä oleva lause 'Toivon, että olet kunnossa' herättää sinussa tunteellisen vastauksen, lause on tehnyt tehtävänsä, Watson sanoo. Suurin osa päivittäisistä sähköpostiviesteistämme on menettelyllistä, transaktiopohjaista ja kuulostaa siltä, ​​että sen olisivat kirjoittaneet zombit zombeille. Haasteena meille – kuten minulle –, jotka haluamme kirjoittaa sähköposteja ihmisille sykkivällä sydämellä, on löytää tapa luoda sympaattinen yhteys lukijaan niin, että sähköpostimme luetaan ihmisäänellä. 'Toivon, että voit hyvin' ei ehkä ole paras tapa saavuttaa tämä tavoite, mutta se tekee kunnollista työtä suuren osan ajasta.

Etikettiasiantuntija Brooke Straiton suosittelee sähköpostien kirjoittamista taaksepäin. Ensimmäisessä virkkeessäsi tulisi tiivistää tarpeitasi tai sähköpostin tarkoitus, hän sanoo. Tämän avulla joku tietää alusta alkaen, onko tämä sähköpostiviesti, joka on käsiteltävä kiireellisesti, joka on jätettävä tiedoksi tai mikä tahansa asianmukainen toimenpide. Jos haluat lisätä 'mukavuudet', jätä ne loppuun.

Jill Tipograph, yksi perustajista Alkuvaiheen urat , konsulttitoimisto, joka auttaa nuoria saamaan harjoittelupaikkoja tai ensimmäisiä työpaikkoja, myöntää, että on vaikeaa hypätä suoraan bisnekselle, joten oikean lähestymistavan löytäminen on tärkeää. Persoonallisuutesi ja aitoutesi on vahvistettava. Sinun on löydettävä jotain mukavaa ja hyväksyttävää lähestymistavan suhteen. Se ei ole yksi koko, joka sopii kaikille, hän sanoo. Jokainen tilanne on erilainen. Lähestymistavan tulee heijastaa verkosta löytyvää asemaa ja/tai kuvaa.

25. kesäkuuta syntymämerkki

###

Pitch Perfect: tehokkaita tapoja aloittaa sähköposti

Startracker pyysi Jill Tipographia tarjoamaan vinkkejä sähköpostien parantamiseen:

Toivon, että tämä sähköposti löytää sinut hyvin, ja se kannattaa varata puhelua tai henkilökohtaista esittelyä varten. Jos et vielä tunne henkilöä, on parasta käyttää erilaista lähestymistapaa.

Aitouden on oltava todellista, tai älä mene tälle tielle. Ole ammattimainen, älä rento. Harkitse kortin ostamista: Lähettäisitkö liian innokkaan tai liian vilpittömän kortin jollekulle, jota et tunne?

jonkun on kuoltava

Err konservatiivisen lähestymistavan puolella. Aloita sähköpostiviesti kanssa Dear Mr./Ms./Dr.; siirry henkilönimiin vasta, kun suhde tai suhde on luotu. Hi or Hey on liian rento. Käytä erisnimiä: Jos heidän nimensä on Robert, älä kutsu heitä Bobiksi ensimmäisessä sähköpostissa.

Mainitse viittaaja (jos sinulla on heidän lupansa) – aloita aina kyseisen henkilön nimellä aiheessa ja ensimmäisellä rivillä. Se on omaisuutesi. Hyvä (tyhjä) – (tyhjä) suositteli minua, ja hän ajatteli, että olisit hyvä ottaa yhteyttä (tyhjä).

Lähesty ihmisiä käyttämällä heidän alan ammattikieltä – luovien alojen ihmiset puhuvat yhdellä tavalla, kun taas pankkialalla työskentelevät ihmiset toisella tavalla. Mutta joka tapauksessa on viisasta olla olematta äärimmäistä. Eri toimialoilla on erilaiset standardit.

Käytä tappavaa sähköpostin aiheriviä – ihmiset eivät vaivaudu lukemaan varsinaista sähköpostia, jos aihe ei resonoi. Varmista, että se on relevantti, ytimekäs ja antaa jollekulle syyn avautua. Niin paljon roskapostia menee nykyään, joten yhteisen kiinnostuksen kohteen, alma materin tai sinua suosittelijan lisääminen on tärkeää ja arvokasta.

Lähetä seurantasähköposti – ensimmäisiä sähköposteja ei usein lueta. Erota se: Toivon, että sinulla on ollut hyvä viikko, ja halusin seurata sähköpostiini viime viikolla.

Pet Peeves

Vältä hymiöitä, koska ne voivat luoda väärän ensivaikutelman.

Älä mainitse ketään ilman hänen lupaansa.

Älä anna henkilölle lempinimeä. Tarina: Äskettäin ylioppilas lähestyi Jilliä verkossa ja sanoi: Hei Jilly. Kukaan ei ole kutsunut minua Jillykseksi lapsesta asti, ja vain monivuotinen mieheni on kutsunut minua rakastavasti silloin tällöin, hän sanoi. Olin hyvin masentunut.

Kolminkertainen todiste – on kiusallista nähdä kirjoitusvirheet ja virheellinen kieliopin käyttö – varsinkin henkilön väärä nimi tai yritys (ajattele korkeakouluhakemuksia, esim. väärää yliopiston nimeä esseessä).

Älä pyydä ilmaista neuvontaa tai työtä tarjoamatta jotain arvokasta vastineeksi. Se on liian itsevarma ja tyrmäävä.